Jeśli odłożysz słuchawkę po przeprowadzonej telekonferencji, dobrze, żebyś miał poczucie, że zrealizowałeś wszystkie cele złożone przed telekonferencją, a nie zmarnowałeś 30 minut swojego cennego czasu.
Przeczytaj poniższe sugestie jak uczynić spotkanie telekonferencyjne efektywnym.
Przed telekonferencją
Przygotuj się przed telekonferencją:
- poinformuj uczestników telekonferencji o dacie i czasie telekonferencji
- przekaż uczestnikom jakie rzeczy muszą przygotować na telekonferencję
- wyślij wcześniej agendę telekonferencji
- upewinj się, że znajdujesz się w cichym miejscu, gdzie nie będzie żadnych zakłóceń w tle
- wyłącz call waiting, wycisz telefony oraz inne urządzenia
Rozpoczęcie telekonferencji
Rozpoczynaj telekonferencje w wyznaczonym czasie. Zrób krótkie wprowadzanie oraz przedstaw agendę spotkania. Oto kilka porad:
- wdzwoń się na czas albo krótko przed telekonferencją
- poproś uczestników o przedstawienie się, tak żebyś wiedział kto jest aktualnie na mostku telekonferencyjnym
- przedstaw krótko i sprawnie agendę telekonferencji
- pamiętaj, aby nie przełączać telefonu na hold, gdyż pozostali uczestnicy telekonferencji usłyszą muzykę i będą zdezorientowani
Podczas połączęnia telekonferencyjnego
- proś wybraną grupę osób, a nie wszystkich o odpowiedź na pytanie
- proszanie tematów nie związanych z agendą przenieś na koniec spotkania bądź na inną spotkanie telekonferencyjne
- postaraj się zaangażować w dyskusję wszystkich uczestników
- podsumuj dyskusję
- ustal termin następnej telekonferencji
Następujące wskazówki mogą być pomocne w niwelowaniu zakłóceń podczas telekonferencji.
- urządzenia elektroniczne (takie jak blackberry, telefony komórkowe, laptopy, radia) mogą interferować z linią telefoniczną jeśli znajdują się zbyt blisko telefonu. Jeśli to możliwe umieść je w odpowiedniej odleglości, aby nie wprowadzały.
- jeśli chesz połączyć sie na drugiej linii rozłącz się z telekonferencji, gdyż w przeciwnej sytuacji uczestnicy telekonferencji usłyszą music on hold.
- kiedy wprowadzasz PIN telekonferencje nie wyciskaj klawiszy zbyt szybko. Wyłącz także tryb głośnomówiący, gdyż powstające echo może spowodować błąd w PIN telekonferencje.
- w trakcie sesji pytań uczestnicy telekonferencje powinni mówić do słuchawek i nie korzystać z trybu głośnomówiącego. Unikniesz wówczas zakłóceń telekonferencji.
- w sytuacji gdy będziesz korzystał z telefonu konferencyjnego sprawdź wcześniej głośność oraz czułość mikrofonu, tak aby dobrac optymalnie parametery zanim rozpoczniesz telekonferencje.
